Tipps und Tricks

Auch in scheinbar bekannter Software steckt noch viel Potential, das es zu entdecken gilt. Hier finden Sie monatlich neue Anregungen, Ihre Office-Programme effektiver zu nutzen.

Wenn Sie das Lebensalter mit der Formel "Aktuelles Datum" minus "Geburtsdatum" berechnen, rundet Excel falsch. Jemand mit 35 Jahren und 7 Monaten ist dann laut Excel 36 Jahre alt. Je nach Zusammenhang machen Sie sich so keine Freunde.

Lösung bietet die Funktion DATEDIF, die aber weder in der Online-Hilfe noch im Funktionsassistenten dokumentiert ist.

Mit ihr können Sie verschiedene Differenzen zwischen 2 Datumswerten berechnen.

Syntax: = DATEDIF(Startdatum;Enddatum;"Zeiteinheit")

Das Startdatum muss <= dem Enddatum sein, sonst gibt die Funktion einen Fehler zurück.

Die "Zeiteinheit" ist ein Schalter für die zurückzugebende Zeiteinheit. Sie muss in englischen Kürzeln und in Anführungszeichen übergeben werden:

Da die Funktion im Funktionsassistenten nicht verfügbar ist, müssen Sie sie manuell eingeben

Eine alltägliche Situation. Sie haben eine große Tabelle mit Umsatzdaten und müssen den höchsten Wert herausfinden. Dies ist nicht weiter schwierig. Die Formel MAX(Bereich) gibt den höchsten Wert im Bereich aus.

Doch wo ist der Wert in der Tabelle zu finden? Hier hilft die bedingte Formatierung.

1. Markieren Sie den ganzen Bereich.
2. Rufen Sie unter Format die Bedingte Formatierung auf.
3. Wählen Sie im linken Listenfeld Zellwert ist.
4. Wählen Sie im mittleren Listenfeld gleich.
5. Geben Sie im rechten Feld =MAX(Bereich) ein.
6. Mit der Schaltfläche Format legen Sie die Formatierung fest, in der der höchste Wert dargestellt werde soll.

Excel 2007 hat eine Funktion.mit der sich Werte in einer Tabelle grafisch darstellen lassen. Mit einem kleinen Trick geht dies auch in älteren Versionen. In der Zelle B1 steht folgende Formel:

=WIEDERHOLEN("I"; A1/MAX(A:A)*100)

Diese Formel schreibt "I", und zwar so oft wie es das zweite Argument angibt. In unserem Fall wird für jedes Prozent, Wert in A1 im Vergleich zum Maximalwert in der ersten Spalte, ein "I" geschrieben. Je höher der Wert in A1, desto länger die "I"-Kette. Wenn Sie in der Spalte A Werte stehen haben und in die Spalte B die obige Formel setzen, sehen Sie wie in einer Balkengrafik die Werte dargestellt, ganz ohne Diagramm-Funktion

Liegen Sie auch in stetigem Wettstreit mit Word, wer der Gescheitere ist? Word, sehr naseweis, verbessert ungefragt kleine Groß- und Kleinschreibung, zeichnet Linien usw. Natürlich können Sie diese Funktion "Autokorrektur" genannt auch ausschalten, aber in der Regel sind die Verbesserungen doch ganz praktisch. Wenn Sie nur von Fall zu Fall Words Besserwisserei einbremsen wollen, dann schalten Sie die Funktion nicht ganz aus, sondern drücken nur Strg + Z, wenn es Word einmal wieder übertreibt. Schon ist die letzte Änderung rückgängig gemacht.